Jokihelmen opistonhenkilötietokannan rekisteriseloste
Henkilötietolaki (523/99) 10 §. Päivitetty 16.4.2018
-
Rekisterinpitäjä
Haapaveden kaupunki / Jokihelmen opisto, Vanhatie 45, 86600 Haapavesi. p. 044 7591 269 - Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Paula Paukkeri, Vanhatie 45, 86600 Haapavesi. p. 044 7591 269
- Rekisterin nimi Asiakasrekisteri Grynosissa
-
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tarvitsemme asiakkaiden henkilötietoja asiakkuussuhteteiden ja palvelusuhteiden hoitamiseen. Kirjoitamme kurssit Grynosiin. Jokaiseen kurssiin kirjoitamme opettajan nimet ja otamme vastaan puhelimitsen kurssille ilmoittautuneet tai opiskelijat itse ilmoittautuvat kursseille netin kautta. Jotta opiskelija voidaan kirjata kurssille, tarvitsemme hänen henkilötunnuksen kokonaisena sekä yhteystiedot: puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen.
Tarvitsemme opiskelijoiden henkilötiedot kurssien päiväkirjoihin, jotta opettajat pystyvät tarvittaessa ottamaan yhteyttä opiskelijoihin. Opiskeloiden henkilötietoja tarvitsemme myös esiintymisiin ja konsertteihin.
Palkanmaksusta ja verollisista matkalaskuista on erillinen rekisteriseloste.
-
Rekisterin tietosisältö
Meidän rekistereissä on henkilöiden nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, koulutus, ikäryhmä, työtilanne, äidinkieli, maksajatiedot ja huoltajatiedot.
Tarvitsemme osaa pyydetyistä opiskelijatiedoista tilastorekisterikeskuksen kyselyihin vapaan sivistystyön koulutuksesta (esim. sukupuoli, ikä, työtilanne, koulutus).
-
Säännönmukaiset tietolähteet
Saamme opiskelijatietoja, kun opiskelijat ilmoittautuvat kursseillemmme puhelimitse tai he itse ilmoittautuvat sähköisesti järjestelmään, jolloin rekisteriin kertyy myös asiakkaiden itse tekemiä asiakkuuksia. Lisäksi kirjaamme ohjelmaamme opiskelijoilta tulleita ilmoittautumislomakkeita, jotka tuhoamme heti rekisteröinnin jälkeen. Rekrytoimme opettajia kursseillemme. Siirrämme opettajien henkilötietolomakkeista henkilötiedot järjestelmään. -
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Lähetämme kurssien opettajille päiväkirjat, jossa on kursseille ilmoittautujien nimet ja puhelinnumerot. Teemme myös niin, että annamme opettajille tunnukset järjestelmään, jolloin kukin opettaja pääsee katsomaan omalle kurssille ilmoittautuneet opiskelijat. Lisäämme opiskelijat kurssille aina hallinnon puolella. Opettajat merkistevät kursseilla olleet opiskelijat ruksilla päiväkirjaan tai sähköisesti hallintojärjestelmään.
Laskutuksessa: Grynosin asiakasrekisteristä luovutetaan tietoja Monetran IntimePlus Web-laskutukseen sähköisenä siirtotiedostona, jotta laskut saadaan siirtymään eteenpän.
-
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
- Rekisterin suojauksen periaatteetManuaalinen aineisto: Päiväkirjat arkistoidaan lukittuun tilaan ja säilytetään arkistosäännön mukaan. Opettajien henkilötietolomakkeet säilytetään käsiarkistossa lukitussa tilassa kaksi vuotta ja viedään loppuarkistoitavaksi Haapaveden kaupungintalolle pääarkistoon.ATK:lla käsiteltävät tiedot: Grynos-hallinto-ohjelmassa tietoja pystyvät käsittelemään vain ohjelmaan tunnuksen saaneet Jokihelmen opiston henkilöstö.